17

Jaar

Burgemeester Pabstlaan 10 D9
2131 XE Hoofddorp

  • 24/7 online inzicht
  • Dienstverlening op maat
  • Open en eerlijk
  • Flexibel
  • Betrouwbaar

Telefoonlijst op de algemene schijf: mag dat onder de AVG?

21.06.2018
Telefoonlijst op de algemene schijf: mag dat onder de AVG?

Eén van de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens onder de AVG is dat uw organisatie voor de verwerking – in dit geval het bewaren van de telefoonlijst – een gerechtvaardigd belang heeft. Zo’n belang kan zijn dat het voor een goede bedrijfsvoering vereist is dat werknemers elkaar kunnen bereiken. Het is echter de vraag of er geen andere manieren zijn om dit doel te bereiken. Bijvoorbeeld door alleen de HR-afdeling of een leidinggevende toegang te geven tot deze gegevens. Op het moment dat het nodig is, kan de HR-adviseur of leidinggevende dan namens een werknemer contact opnemen met de betreffende collega.

In de praktijk kan dit nog steeds tot onhandige situaties leiden als een werknemer op een onverwachts moment een collega wil bereiken en de HR-adviseur of leidinggevende niet bereikbaar is. In de AVG (tools) is niet expliciet vastgelegd hoe uw organisatie hiermee moet omgaan. Wel is duidelijk dat uw organisatie terughoudend moet zijn met het openbaar delen van gegevens van werknemers. Kiest uw organisatie ervoor om de telefoonlijst op de algemene schijf te bewaren, dan zal de werkgever in elk geval het gerechtvaardigd belang hiervoor moeten kunnen onderbouwen. Bovendien is het belangrijk om niet meer informatie in het bestand op te slaan dan strikt noodzakelijk is. Het is bijvoorbeeld niet nodig om naast het telefoonnummer ook de adresgegevens van de werknemer in het bestand te bewaren.